Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Esto quiere decir que tiene los mismos efectos legales que en papel, lo cual justifica la entrega de bienes o la prestación de servicios. Es importante destacar que su expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario. En Colombia, es obligatoria para la mayoría de contribuyentes y se transmite para validación previa por parte de la DIAN.

En ‘Revista de la Mañana’ Octavio Rubio, experto en Contaduría de la Universidad Central destacó algunos beneficios al respecto: “Se obtiene ahorro en costos operativos, amigabilidad con el medio ambiente al evitar el consumo de papel, evita costos de mensajería, pues llega al correo electrónico, permite un ambiente digital con agilidad y eficiencia de procesos, y la DIAN, brinda un sistema para facturar dentro de la misma entidad gratuitamente. Adicionalmente, no hay riesgo de fraude ya que son facturas originales”.

Comenzar a facturar electrónicamente implica tener el RUT activo y actualizado con responsabilidades correctas. Así mismo, la autorización de numeración de facturación (resolución vigente con prefijo y rangos). Por otra parte, estar habilitado en el servicio informático electrónico de factura electrónica y contar el certificado de firma digital.

Están obligadas a facturar electrónicamente las personas naturales y jurídicas que venden bienes o prestan servicios en el territorio nacional y que, por norma, deben expedir factura o documento equivalente. 

“A donde vayamos pidamos la factura electrónica porque en algún momento tendremos que declarar renta y es indispensable tener un soporte, ya que estamos en un contexto de economía digital y todo suma por ingresos. No debemos ponernos molestos cuando en algún lugar nos pregunten datos para expedirla, pues todo conduce a que se debe ser trasparentes en todas las operaciones en tanto quedan registradas ante la DIAN y a esta entidad no se le puede engañar “, argumentó. 

Las consecuencias de no emitir facturas electrónicas pueden ocasionar multas económicas proporcionales al valor de las operaciones no facturadas o cometidas por desobediencia. También, el cierre temporal de un establecimiento en casos de reincidencia o incumplimientos fuertes. Además de la imposibilidad de deducir costos y gastos cuando los soportes no cumplen requisitos de ley.